Voor een professionele organisatie van informatie

Informatie moet snel voorhanden zijn op het moment dat u, of een van uw medewerkers of collega's, die nodig heeft. Onbruikbare en ongevraagde informatie mag niet op uw bureau terechtkomen (en daar blijven liggen). Deze optimale situatie is bereikbaar door informatie(stromen) goed te managen. De professional organizer heeft zich daarin gespecialiseerd. Zij analyseert de kanalen waarlangs informatie binnenstroomt en bekijkt of en hoe de informatiestroom beheerst en ingedamd kan worden. Zij zoekt uit welke informatie bewaard moet worden en hoe dit moet gebeuren. Het bespaart u tijd en ergernis én zorgt voor een duidelijk overzicht, waardoor u fouten kunt vermijden.

Belangrijke aandachtspunten voor de professional organizer zijn:

-	informatieaanbod en behoefte;
-	redenen om informatie te bewaren;
-	de frequentie waarmee informatie wordt geraadpleegd;
-	de directorystructuur op de PC;
-	bestaande procedures, eventueel binnen een kwaliteitszorgsysteem;
-	afstemming van archieven.

Doelgroepen

Informatiemanagement kan (en moet) op verschillende niveaus plaatsvinden. Een prachtig centraal archief en doordachte kwaliteitshandboeken verliezen hun functie als persoonlijke archieven niet naadloos aansluiten en nieuwe medewerkers niet geďnstrueerd worden in het werken met projectdossiers. Een professioneel georganiseerde werkomgeving geeft overzicht en orde, ook als u thuis werkt.

Adviesbureau 'Harma Groeneweg' adviseert, begeleidt en coacht zowel bedrijven/organisaties teams als individuele personen bij het managen van hun van hun informatie.

Na afloop van een project vindt altijd nazorg plaats. Meer daarover vindt u onder serviceverlening.

1. Informatiemanagement voor uw bedrijf of organisatie

Harma Groeneweg: "De technologie biedt veel mogelijkheden voor elektronisch informatiemanagement. Daarvoor is een goede organisatie van informatiestromen noodzakelijk"

Welke informatie moeten we bewaren en voor welke termijn? Op bedrijfsniveau is het van belang een eenduidig antwoord op deze vraag te kunnen geven. Een aantal bedrijven is ISO-gecertificeerd en heeft de criteria voor informatieopslag vastgelegd in procedures. In zo'n geval heeft de professional organizer al aanknopingspunten om de archieven van teams en medewerkers volgens dezelfde criteria te structureren. Ze helpt hen ook bij het opzetten en archiveren van projectdossiers.

2. Informatiemanagement voor uw team of afdeling

Harma Groeneweg: "Het lijkt paradoxaal, maar sinds de automatisering is de papierberg alleen maar groter geworden".

Mooie prints in veelvoud zijn zo gemaakt; e-mails met 'attachment' zijn in een handomdraai verstuurd aan mogelijke belanghebbenden. De informatiestroom lijkt nauwelijks in te dammen. Vooral bij het werken in teamverband zijn duidelijke werkafspraken en onderlinge informatieuitwisseling door de teamleden essentieel. Ze moeten immers op de hoogte zijn van elkaars werk en bij afwezigheid van een collega zijn werkzaamheden kunnen continueren. Maar de informatiestroom moet wel hanteerbaar blijven. Rubricering van informatie en eenduidigheid en helderheid in de archivering kunnen daar een grote bijdrage aan leveren. De professional organizer adviseert en begeleidt bij de totstandkoming daarvan.

3. Informatiemanagement voor individuen

Harma Groeneweg: "Ook al bestaan er algemene principes om je informatiestroom en tijd te organiseren, toch kijk ik naar de persoonlijke werkstijl".

Bergen papier, een rommelig bureau en onvindbare - of nooit gemaakte - dossiers. Niet iedereen is in staat de persoonlijke werkomgeving adequaat te organiseren. Opbergen en vinden van informatie gaat te veel tijd kosten en zorgt voor ergernis, in eerste instantie bij de persoon in kwestie zelf, maar op den duur ook bij collega's en leidinggevenden. De professional organizer organiseert de werkomgeving en het archief samen met de klant, helpt zonodig met time management en agendaplanning en brengt structuur aan in de werkzaamheden. Ook telewerkers en thuiswerkers kunnen profiteren van de diensten van de professional organizer.