Structureert, ordent, adviseert en coacht

 

Op deze pagina's staan voorbeelden van uitgevoerde projecten. Vanwege de privacy ontbreken namen.

- Koning klant
- De informatie de baas
- Samen sterk


Koning klant

Project timemanagement/informatiebeheersing

Opdrachtgever: Ministerie

Doel
Het time management van medewerkers moet beter zijn, zodat de persoonlijke effectiviteit wordt vergroot en de klantgerichtheid verbetert.

Uitwerking
Tijdens de acht individuele advies-/coachinggesprekken kwamen de volgende aandachtspunten aan bod:

 - 

plannen van de werkzaamheden, waarbij de elektronische agenda beter wordt benut;

 - 

actualiseren van bronnenkennis met als doel betere beantwoording van klantenvragen;

 - 

inzicht verwerven in tijdsbesteding, waardoor tijdsinschatting tijdens het plannen eenvoudiger wordt;

 - 

verbeteren van het mailboxbeheer;

 - 

attenderen op af te handelen werkzaamheden;

 - 

inzicht krijgen in oorzaken van planningsproblemen;

 - 

delen van kennis, informatie en vragen met collega's.

 

Resultaat
Medewerkers hebben een beter overzicht over hun werk, het plannen, afhandelen en beheersen van tijd. Ze zijn zich bewust van knelpunten en realiseren zich wat ze daar zelf aan kunnen doen. De samenwerking met collega's is aanmerkelijk verbeterd, evenals de klantgerichtheid.

naar top van pagina

De informatie de baas

Project organisatie informatiestroom kantoorkamer

Opdrachtgever: Onderzoekbureau

Doel
De organisatie van informatie moet zodanig zijn dat de medewerker in staat is zijn projecten effectief uit te voeren en dat de informatie-uitwisseling met collega's adequaat verloopt.

Uitwerking
Tijdens de adviesgesprekken werd de aanwezige papierstroom georganiseerd. Daarnaast werd tijd besteed aan het effectief en efficiŽnt indelen van tijd. De volgende aandachtspunten kwamen aan bod:

 - 

verwijderen van verouderde, overbodige en irrelevante informatie;

 - 

toegankelijk archiveren van relevante informatie in projectdossiers, ordners, hangmappen;

 - 

opnieuw indelen van de archieven;

 - 

behandelen van inkomende informatiestroom (post en mail);

 - 

continueren van georganiseerde werkomgeving.

 

Resultaat
De informatie is sneller en eenvoudiger terug te vinden en nieuwe informatie is makkelijker toe te voegen. Er bestaat een duidelijk onderscheid in werkarchief en referentiearchief. De dagelijkse inkomende informatiestroom wordt beter beheerst.

Onderhoudservice
Na een half jaar werd een aantal dagdelen besteed aan het opvangen van terugval.

naar top van pagina

Samen sterk

Project teambegeleiding

Opdrachtgever: Hoofd personeelszaken van een middelgrote organisatie

Doel
Een team dat bestaat uit drie administratieve medewerkers krijgt meer plezier in het werk door verbetering van het individuele time management, duidelijkheid over onderlinge taakverdeling en taakoverdracht en door betere werkafspraken.

Uitwerking
In individuele gesprekken werden de persoonlijke doelstellingen en knelpunten geanalyseerd en geformuleerd. Tijdens teamgesprekken kwamen de taakverdeling en werkafspraken binnen het team aan de orde. Een voortgangsgesprek met het team en de leidinggevende leidde tot het besluit het team te begeleiden bij het leren plannen van hun werkzaamheden, met als doel:

 - 

verkrijgen en behouden van overzicht over de werkzaamheden voor het team als geheel en ieder individueel teamlid;

 - 

verbeteren van het time management door tijdig de werkzaamheden te plannen.

 

Resultaat
De teamleden kunnen beter met de tijdsdruk en werkdruk omgaan en ervaren daardoor meer rust en minder stress. Dit komt ten goede aan de werkvreugde en de output van het werk.

naar top van pagina