Koning klant
Project timemanagement/informatiebeheersing
Opdrachtgever: Ministerie
Doel
Het time management van medewerkers moet beter zijn, zodat de persoonlijke
effectiviteit wordt vergroot en de klantgerichtheid verbetert.
Uitwerking
Tijdens de acht individuele advies-/coachinggesprekken kwamen de volgende
aandachtspunten aan bod:
|
-
|
plannen van de werkzaamheden, waarbij de elektronische agenda beter
wordt benut;
|
|
-
|
actualiseren van bronnenkennis met als doel betere beantwoording
van klantenvragen;
|
|
-
|
inzicht verwerven in tijdsbesteding, waardoor tijdsinschatting
tijdens het plannen eenvoudiger wordt;
|
|
-
|
verbeteren van het mailboxbeheer;
|
|
-
|
attenderen op af te handelen werkzaamheden;
|
|
-
|
inzicht krijgen in oorzaken van planningsproblemen;
|
|
-
|
delen van kennis, informatie en vragen met collega's.
|
Resultaat
Medewerkers hebben een beter overzicht over hun werk, het plannen, afhandelen
en beheersen van tijd. Ze zijn zich bewust van knelpunten en realiseren
zich wat ze daar zelf aan kunnen doen. De samenwerking met collega's is
aanmerkelijk verbeterd, evenals de klantgerichtheid.
naar top van pagina
De informatie de baas
Project organisatie informatiestroom kantoorkamer
Opdrachtgever: Onderzoekbureau
Doel
De organisatie van informatie moet zodanig zijn dat de medewerker in staat
is zijn projecten effectief uit te voeren en dat de informatie-uitwisseling
met collega's adequaat verloopt.
Uitwerking
Tijdens de adviesgesprekken werd de aanwezige papierstroom georganiseerd.
Daarnaast werd tijd besteed aan het effectief en efficiënt indelen van
tijd. De volgende aandachtspunten kwamen aan bod:
| - |
verwijderen van verouderde, overbodige en irrelevante informatie;
|
| - |
toegankelijk archiveren van relevante informatie in projectdossiers,
ordners, hangmappen;
|
| - |
opnieuw indelen van de archieven;
|
| - |
behandelen van inkomende informatiestroom (post en mail);
|
| - |
continueren van georganiseerde werkomgeving.
|
Resultaat
De informatie is sneller en eenvoudiger terug te vinden en nieuwe informatie
is makkelijker toe te voegen. Er bestaat een duidelijk onderscheid in
werkarchief en referentiearchief. De dagelijkse inkomende informatiestroom
wordt beter beheerst.
Onderhoudservice
Na een half jaar werd een aantal dagdelen besteed aan het opvangen van
terugval.
naar top van pagina
Samen sterk
Project teambegeleiding
Opdrachtgever: Hoofd personeelszaken van een middelgrote
organisatie
Doel
Een team dat bestaat uit drie administratieve medewerkers krijgt meer
plezier in het werk door verbetering van het individuele time management,
duidelijkheid over onderlinge taakverdeling en taakoverdracht en door
betere werkafspraken.
Uitwerking
In individuele gesprekken werden de persoonlijke doelstellingen en knelpunten
geanalyseerd en geformuleerd. Tijdens teamgesprekken kwamen de taakverdeling
en werkafspraken binnen het team aan de orde. Een voortgangsgesprek met
het team en de leidinggevende leidde tot het besluit het team te begeleiden
bij het leren plannen van hun werkzaamheden, met als doel:
| - |
verkrijgen en behouden van overzicht over de werkzaamheden voor
het team als geheel en ieder individueel teamlid;
|
| - |
verbeteren van het time management door tijdig de werkzaamheden
te plannen.
|
Resultaat
De teamleden kunnen beter met de tijdsdruk en werkdruk omgaan en ervaren
daardoor meer rust en minder stress. Dit komt ten goede aan de werkvreugde
en de output van het werk.
naar top van pagina
|
